【Excel 實用教學】Pivot Table 分析數據簡單又有樂趣

我在職場打滾了這些年，在數字堆裡載浮載沉，在大中小公司待過，發現了一個很有趣也很可悲的事實。會計部雖然時時與數字堆為伍，數據分析的工作也不少，但是大多數在中小型公司會計部的人，不會用Excel的Pivot Table，我過去也曾是其中一員。後來我進入大型公司就職期間，學會了一些Excel裡我從來沒用過甚至沒聽過的功能，包括Pivot Table。

這說明什麼呢？主要原因是職員本身的態度，沒有非常高的求知欲和學習心態；另外一個重要因素是中小型(華人)公司，沒有很看重職場專業培訓這一塊。

Pivot Table是Excel最強大的功能之一，它可讓你从非常大量的數據中，提取重要而詳細的資料分析。今天突然想寫點教學什麼的，看看有沒有人有緣看到這篇。😆

需要做Pivot Table，一般是你手上有非常大量的數據，然後你必須用這些數據來做分析和統計。一般很常的做法都是Sum up啊，加減乘除啊，然後會用一些基本的formula，manually做做table和chart已經很了不起了。可能有些人就會說，中小型公司哪來那麼多數據給你做分析統計啊？可是童鞋們，知識永遠不要嫌多，學起來就是自己的財產了。

不說廢話，下面開始教學。

建立基本資料表
首先我準備了一組數據如下，2017年首兩個月的學生考試成績。
在這一部的數據不能出錯，否則接下來的分析數據也一樣不准確哦～ (這一部分得靠Vlookup)



建立PIVOT TABLE
完成所有的數據和資料輸入後，就可以建立一個Pivot Table。

a) 首先選取所有數據，接著點擊Insert > Pivot Table，如下圖。



b) 接著就會看到跳出來的對話框，你可以選擇把Pivot Table建立新的Worksheet，或者在數據的同一個Worksheet裡，然後點擊OK。



置入相關資料
a) 接下來就是設定Pivot Table裡要顯示的數據，用Drag and Drop 拖-放的方式，把數據菜單的欄位拖拉到相關的位置。首先我做了以下的設定，我們看看會得到怎樣的數據統計。



b) 下面我們可以看到的是各別學生的總分數。



排列 SORT

a) 要把得到的分數作出排列，可以在分數的位置點擊右鍵如下，Sort>Sort Largest to Smallest。

b) 就能得到重新整理過從高分至低分的排列。

過濾 FILTER
a) 使用Filter功能，點選所有或者個別的科目來查看。下圖顯示的是英文科目的分數。



TWO-DIMENSIONAL PIVOT TABLE

為了得到更全面的統計，我們可以增加數據在欄位Column，我做了以下的設定。

b) 這就是得出的結果。



圖表 PIVOT CHART
為了更方便做比較，或者和上司老闆開會時需要做簡報，可以使用相關的Pivot Table來建立圖表，如下。

今天這篇是最基本的運用，但是相信已足夠應付一般的辦公室需求；當對Pivot Table 的基本設定和運用都熟練以後，做報表就不會再R爆頭了，是不是超實用呢？😄